Atualmente, encontram-se pendentes de envio para o TST, para julgamento de agravos de instrumento e de recursos de revista deferidos, aproximadamente seis mil ações trabalhistas. O TRT/RJ trabalha para que a situação esteja regularizada no menor tempo possível, inclusive com um plano de trabalho que prevê a atuação dos empregados terceirizados e de servidores da Secretaria de Apoio Jurisprudencial e Recursal durante o período do recesso forense, que vai de 20 de dezembro a 6 de janeiro.
Em maio de 2017, a empresa que prestava os serviços de digitalização para o TRT/RJ optou pela não prorrogação do contrato, por considerar a atividade não lucrativa. Com isso, foi necessário que o Tribunal realizasse duas licitações, tendo a segunda delas sido homologada, com a assinatura do respectivo contrato no último dia 9/8.
ENTENDA COMO FUNCIONA A DIGITALIZAÇÃO
A atividade de digitalização é complexa e engloba diversas etapas com procedimentos minuciosos. Recebidos os lotes de processos, os profissionais precisam efetuar a higienização (preparação do processo para a digitalização com a desmontagem dos autos, mantendo a formatação original, com a retirada de grampos, clips, fitas adesivas e outros objetos apensados ou afixados nas folhas, bem como a recuperação de partes rasgadas, amassadas e a limpeza dos documentos que porventura estejam sujos).
Em seguida, ocorre o escaneamento, que é a digitalização propriamente dita das imagens e textos, com a captura de frente e verso, quando for o caso, mediante o manuseio do scanner e do processo, convertendo-o, de capa a capa, em arquivo eletrônico único. Os documentos delicados (em papel de seda, por exemplo) e os de pequeno porte (guias de recolhimento, carteira profissional etc) são digitalizados em scanner bandeja, adequado para tais documentos. Antes de passar para a próxima etapa, a contratada deve conferir se o processo foi digitalizado integralmente e verificar a qualidade das imagens.
Concluída a digitalização, vem etapa de montagem - colocação das peças processuais dentro da respectiva capa, devidamente fixadas por grampos plásticos, respeitada a ordem de numeração das folhas, mantendo-se rigorosamente a forma original.
Antes de finalizar o arquivo em formato digital para envio ao TST, a empresa precisa fazer a validação: eliminação das folhas em branco no arquivo eletrônico e conferência da digitalização quanto à integralidade do documento e à qualidade da imagem digitalizada, etapa que deve ser realizada por profissional diverso do operador de scanner. Imagens com baixa qualidade devem ser digitalizadas novamente.
As peças processuais digitalizadas são entregues ao TRT/RJ por meio de pen drive ou HD externo, acompanhado de listagem identificando o seu conteúdo. Depois dessa entrega, todo o trabalho é conferido por servidores do Tribunal, que precisam certificar tanto o recebimento quanto eventuais inconsistências verificadas em cada um dos processos. Concluídas todas as etapas, os processos são encaminhados, um a um, pelo sistema e-Remessa, módulo utilizado pelos tribunais regionais para o envio dos processos ao TST.
A contratação estima a digitalização do quantitativo aproximado de 12 milhões de páginas, na razão de cerca de um milhão de páginas por mês. O trabalho acontece em regime de 10x5 (dez horas por dia, durante cinco dias por semana), de segunda a sexta, das 8h às 18h, em dois turnos.
